Пакет документов зависит от того, как именно проходит отгрузка:
забирает товар сам покупатель (самовывоз) или его везёт сторонний перевозчик/экспедитор. 

Базовый пакет (для большинства случаев):
Документ, фиксирующий передачу товара. Это может быть универсальный передаточный документ (УПД) — он часто заменяет сразу товарную накладную и счёт‑фактуру. Либо отдельно товарная накладная (например, форма ТОРГ‑12). В документе подробно указывают: что, в каком количестве, по какой цене передаётся, реквизиты сторон, подписи ответственных лиц.
​
Счёт‑фактура. Если компания работает с НДС и УПД используется только как первичный документ (без функции счёта‑фактуры), этот документ оформляют отдельно. Он нужен покупателю для заявления вычета НДС.
​
Акт приёма‑передачи. Его оформляют отдельно: в нём фиксируют состояние товара на момент передачи (целостность упаковки, возможные замечания).
​
Упаковочный лист. При импортной отгрузке. В нём детально расписывают, что лежит в каждом ящике, паллете или месте: артикулы, количество, вес брутто и нетто. Это сильно упрощает приёмку на стороне получателя.

Что добавляется, если груз везёт перевозчик или экспедитор:
Транспортная накладная (а с 1 сентября 2026 года для коммерческих перевозок её нужно оформлять в электронном виде — ЭТрН). Она подтверждает договор перевозки и фиксирует логистические детали: данные перевозчика, автомобиля, маршрут.
​
Если в цепочке участвует экспедитор, могут понадобиться:
Поручение экспедитору (задание на организацию перевозки) и экспедиторская расписка (подтверждение, что экспедитор принял груз во владение).

С 1 сентября 2026 года такие экспедиторские документы тоже оформляются только в электронном виде.
Документы водителя и автомобиля. Водитель должен иметь при себе: водительское удостоверение нужной категории, СТС на транспортное средство, полис ОСАГО, путевой лист (с отметками о медосмотре и техническом контроле).
Доверенность.

Если груз получает не сам руководитель компании‑покупателя, а его представитель (водитель, экспедитор), на этого человека нужна доверенность (например, формы М‑2 или М‑2а) либо машиночитаемая доверенность (МЧД). В доверенности чётко прописывают полномочия.